Sin un buen guion, no es un evento virtual

Entras a la habitación de tu hotel y ¡sorpresa! dispones del mejor televisor del mundo mundial. De modo que, a toda velocidad, agarras el mando a distancia y empiezas a buscar, con aquella ilusión, algún canal para disfrutar de esa maravilla de la tecnología punta. Un partido de hockey subacuático, un documental sobre la mariposa rosada del arce, los tertulianos de turno destripándose entre ellos… Qué pereza. Apagas la tele y piensas que, para eso, mejor una siesta.

Con los eventos virtuales sucede un poco lo mismo. A la hora de organizar un evento digital, disponer de un buen aliado tecnológico está muy bien, pero no es suficiente. Para preservar la emoción, el interés, el lado humano y la sensación de que formas parte de una comunidad, tan característicos de los acontecimientos presenciales, es necesario, más que nunca, hilvanar el antes, el durante y el después a través de un guion creado ad hoc.

Si deseamos lograr una óptima conexión con los asistentes desde que reciben la invitación al evento hasta que se despiden de él, debemos empezar a trabajar el guion en el preciso momento en que los ponentes tienen claro aquello que desean transmitir: como afirmaba Marshall McLuhan, el medio es el mensaje.

No podemos limitarnos difundir una serie de slides con información y datos, y tampoco funcionan los tiempos de exposición o los formatos que antes se consideraban idóneos. En un evento virtual, las intervenciones deben ser dinámicas, generar la participación y la interacción del público para conseguir que los mensajes calen, contar con paréntesis de pausa mental y no perder el ritmo jamás. Y para todo ello es necesario un guion. Un buen guion.

El evento virtual debe avanzar como una película, o como los episodios de nuestras series preferidas: primero ha de captar tu atención, luego mantenerte pendiente a través de la trama, y culminar en un final memorable, que provoque la reconfortante impresión de haber vivido una experiencia singular. ¿Nuestro cierre ideal? El que logra hacerte sentir como cuando sales del cine y continúas reflexionando sobre lo que acabas de presenciar.

El objetivo del guion es que el mensaje se transmita de manera tan redonda que anime a profundizar sobre los impactos recibidos e invite a prolongar y fortalecer los lazos de esa comunidad virtual recién creada. Esa es la verdadera magia de los eventos digitales: la magia de un buen guion.

Si estás pensando en un evento virtual, ¡piensa en nosotros!

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La gamificación para mejorar la experiencia en tu evento virtual

Como te adelantamos en otro artículo, existen diversas formas de aumentar el impacto de tu evento virtual, y jugar con la gamificación es una de ellas.

Pero, empecemos por el principio. ¿A qué llamamos gamificación? La gamificación, o ludificación si queremos estar en paz con la RAE, se basa en usar dinámicas propias de los juegos para conseguir que los asistentes a nuestro evento participen y se diviertan, al mismo tiempo que interiorizan los mensajes que nos interesa transmitirles. Si al pensar la gamificación nos apoyamos en las tres erres, RETO, RANKING y RECOMPENSA, el éxito está garantizado.

Pero, ¿cómo desarrollar una gamificación en un evento virtual? Te damos algunas ideas para que tus asistentes lo pasen en grande:

Convierte tu evento en un regalo

¿Has pensado en hacer un sorteo y que la recompensa sea la asistencia a tu evento? A través de las redes sociales puedes pedir a tus seguidores que comenten, mencionen o participen, y mediante un sorteo se decidirá quién/quiénes pueden asistir a tu evento exclusivo. ¡Todos estarán deseando ser los ganadores!

Participación 360°

En el transcurso de tu evento, puedes lanzar preguntas a tus asistentes para asegurarte de que están entendiendo e interiorizando tus mensajes, o votaciones para conocer su opinión y poder responder a sus dudas. SI además añades un ranking, añadirás todavía más emoción. ¡No hay mejor manera de motivar a tus asistentes que hacerles partícipes!

Unidos por un reto común

Lleva el teambuilding al escenario virtual. Explica la dinámica a todos los asistentes y luego divídelos por salas (la gran mayoría de plataformas de videollamadas lo permiten) para que trabajen en conjunto con el mismo objetivo.

Y el escape room empieza ¡ya!

Pon a prueba las habilidades de organización de tus asistentes y rétales con un escape room. La dinámica es la misma que en un evento presencial, la diferencia es que los equipos deberán comunicarse mucho más entre ellos y comentar lo que piensan y ven, pues no estarán en el mismo lugar. ¡El más rápido gana! Tic-tac, tic-tac, tic-tac…

Reacción en cadena

Se trata de una actividad muy creativa para lograr que piensen de manera distinta. Tus asistentes tendrán que configurar una reacción en cadena como si estuvieran en el mismo lugar. Deberán organizarse para saber quién empieza y qué va a hacer cada uno para que todo tenga coherencia.

¿Bailamos?

¿Y si retas a tus asistentes a hacer un videoclip desde sus casas? Es tan fácil como escoger una canción y pensar una coreografía sencilla que puedan hacer desde sus casas (recuerda, moviendo solo la parte del cuerpo que se ve desde la pantalla). Cuando todos sepan los pasos… dale al play y graba la pantalla. ¡El resultado te sorprenderá!

¿Quieres más ideas? Nos encantará ayudarte si contactas con nosotros ;).

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Embajadores: activadores del cambio

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En procesos de cambio es normal encontrar resistencia. No todas las personas tenemos el mismo nivel de resiliencia y cada cual necesita su tiempo, así como más o menos empuje, para llegar a aceptar e integrar esos cambios. Un importante reto para numerosas organizaciones en proceso de transformación, de la índole que sea, es conseguir movilizar e ilusionar a todo el equipo para conseguir que los cambios se incorporen de la manera más ágil posible, y una palanca clave para lograrlo con éxito son los embajadores. Son una pieza fundamental en cualquier empresa y deben ser tratados como un público objetivo propio dentro la organización, ya que gracias a su perfil y a su trabajo lograrán impulsar el ansiado cambio.

¿Cómo escoger a los mejores embajadores?

No todos los miembros de la organización están preparados para el papel de embajador, por lo que su selección debe ser cuidadosa y escoger personas que reúnan características como:

  • Disponer de grandes dotes de comunicación
  • Contar con reputación y credibilidad en su entorno
  • Ser optimistas
  • Encarnar los valores de la marca

Es imprescindible que los embajadores se postulen y asuman y ejerzan este papel de forma voluntaria.

Pero, ¿por qué su papel es tan relevante en tiempos de cambio? Como mencionamos anteriormente, estas personas presentan un perfil muy beneficioso para la empresa: impulsan el cambio y lo expanden por todos los rincones de la organización. Sin ellos, los líderes no podrían llegar a todas las personas con la misma profundidad y, en consecuencia, la transformación no sería igual de efectiva.

Podemos afirmar que las ventajas de los embajadores en tiempos de cambio son que:

  1. Reducen el esfuerzo en la implementación del cambio, ya que desde sus funciones diarias pueden responder dudas de sus compañeros, disipar rumores y amplificar los mensajes clave.
  2. Permiten difundir los mensajes con mayor credibilidad y vinculación emocional con el cambio debido a que son referentes de actuación entre sus compañeros.
  3. Facilitan la integración de los valores en el día a día de los empleados a través de diversas dinámicas.
  4. Trasladan información transparente y directa de cómo se está viviendo e implantando el cambio en los lugares de trabajo y, en consecuencia, facilitan la propuesta de mejoras para que la hoja de ruta sea exitosa.
  5. Por último, al recoger el feedback, permiten conocer de primera mano el estado de los empleados, la resistencia, aceptación e integración del cambio.

Por todo ello, creemos firmemente en la importancia de la figura del embajador en las organizaciones que están viviendo o vivirán procesos de cambio como figura clave y con un papel muy activo en los planes y acciones de comunicación.

Si deseas conocer en mayor detalle o ampliar información sobre el papel del embajador, no dudes en contactar con nosotros: nos gustaría ayudarte en tu proceso de cambio.

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¿Cómo amplificar el impacto de tu evento virtual?

Los eventos virtuales se han convertido en la mejor opción para todas aquellas organizaciones que desean seguir reuniéndose con sus clientes y equipos en la nueva normalidad. Pero, ¿cómo podemos dotarlos de relevancia y lograr el ansiado efecto WOW?

Te damos algunos consejos para llevar tu evento a otro nivel:

Prepara con mimo el preevento
No se trata tan solo de enviar una convocatoria por email en el que emplaces a tus invitados, sino que puedes sorprenderles con un obsequio virtual a modo de invitación. Por ejemplo: un fondo de pantalla personalizado para que utilicen el día del evento. ¿Has visto los que usamos en mostaza? 😉

 

No dejes a nadie atrás
¿Has pensado en retransmitir tu evento en streaming? Este formato se usa cada vez más en redes sociales como Instagram o Twitch, pues permite que todos los interesados en tu evento virtual puedan acceder a él sin necesidad de enlaces externos o plataformas. ¡Conecta de manera más sencilla con tu público!

Rodéate de estrellas
Los influencers atraen de manera natural al público, por lo que contar con ellos como presentadores o ponentes posicionará tu evento online y lo dotará de prestigio y relevancia.

Juega con la gamificación
La mayoría de plataformas para videorreuniones permiten añadir juegos y votaciones en directo durante tu evento. Así, lograrás que todos tus asistentes estén realmente motivados y lo pasen en grande, mientras les transmites los mensajes clave.

Dale importancia al postevento
Tu evento no acaba cuando todos apagan su cámara, sino que debes lograr mantener la atención de tus invitados después. Para ello, graba tu evento virtual y compártelo entre tus seguidores, o entre aquellos que no pudieron asistir. También puedes crear distintas piezas de vídeo para destacar los aspectos clave de tu evento, y generar así nuevo contenido.

 

Explora los formatos
Existen multitud de formatos de evento online (echa un vistazo a nuestro último post) y no le debes tener miedo a experimentar. ¿Por qué no crear un entorno virtual para tus invitados? ¿O plantear un evento híbrido en el que los ponentes se reúnan, pero los invitados se conecten en remoto?

 

¡Piensa a lo grande!
Ofrécele a tu público algo sorprendente. Contrata a un músico que dé un concierto en directo durante tu evento, o sustituye el cáterin, tan habitual en los eventos presenciales, por una cajita de desayuno personalizada y envíala a cada invitado.

 

¿Te gustan estas ideas? Estaremos encantados de darte muchas más si contactas con nosotros 😉

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