Cómo optimizar el tiempo y el uso de las herramientas en el trabajo.
Cambiar los hábitos de 477 personas. Desarrollar una campaña atractiva a la vez que seria.
La idea:
Pensamos que el primer paso para realizar un cambio es tomar conciencia de que existe una necesidad de mejora. Así que el plan de comunicación se inició con una encuesta sin desvelar el objetivo de esta. Desarrollamos un plan de comunicación que se dividió en tres partes: individual, zonas comunes y herramientas de equipo. El kick off se realizó con un ejecutable que se activaba una mañana determinada en todos los ordenadores de los empleados. Presentamos al “Sr. Óptimo!”, el protagonista de la acción e hilo conductor de la transmisión de mensajes. Todas las personas participaron en un programa de formación de dos días (de forma escalada), que encargamos a unos especialistas en gestión del tiempo y herramientas de trabajo. En paralelo, recibían materiales atractivos con mensajes claros, y sobre todo útiles, como las tarjetas para colocar en la pantalla del ordenador indicando que la persona estaba ocupada y que no se le molestara. Para las zonas comunes, colocamos relojes, un decálogo para reuniones eficientes y otros materiales de seguimiento. Para finalizar, realizamos otra encuesta como conclusión del proyecto y como informe de resultados.
Resultado:
Se logró concienciar a todos los empleados de la importancia de una buena gestión del tiempo. Los empleados mejoraron la puntualidad, las reuniones se volvieron eficientes y así se consiguió optimizar el tiempo de la compañía.