Comunicación interna eficaz en empresas globales
La globalización ha transformado la forma en que las empresas operan y se comunican. Hoy en día, muchas organizaciones cuentan con equipos distribuidos en países con culturas muy distintas y en centros de trabajo, como oficinas, fábricas, plantas de producción, almacenes, etc., con características y necesidades totalmente diferentes. Si bien esto ofrece ventajas en términos de diversidad y alcance global, también presenta importantes desafíos en términos de comunicación eficaz.
Pero, ¿a qué llamamos comunicación interna eficaz? Para nosotr@s es la capacidad que tiene una organización para transmitir mensajes de manera coherente dentro de su propio entorno y que éstos sean comprensibles y relevantes para las personas. Conseguir una comunicación interna eficaz es lo que va a facilitar la alineación de todas las personas de la organización con los objetivos y la cultura de la empresa.
Vamos a verlo con un ejemplo. Nuestro cliente, una importante multinacional del sector alimentación, inicia un importante proceso de transformación para hacer de la sostenibilidad uno de los ejes principales de su estrategia. Para conseguir los objetivos que la compañía se ha propuesto alineados con la agenda 2030-2050, debe desarrollar una cultura de sostenibilidad que impulse y acompañe los retos que se ha propuesto la organización.
El importante cambio que esto supone en la estrategia de la compañía, la transformación de la cultura, y el hecho de que la distribución de sus centros de trabajo y oficinas esté diseminada por diferentes países de Europa y África -con las diferencias culturales que conlleva-, plantea el reto de diseñar un plan de comunicación capaz de hacer entender e involucrar a las personas de la organización, el porqué de la transformación, los objetivos y el alcance del proyecto, las actuaciones que va a llevar a cabo la compañía en términos de sostenibilidad y las acciones que las personas pueden hacer para contribuir en el proyecto.
En una primera fase, y con el objetivo de crear conciencia sobre el cambio, tomamos como palancas de activación en el plan de comunicación siete aspectos, proponiendo acciones en cada uno de ellos para activar el plan de forma global.
Contar con líderes comprometid@s que actúen como canal de comunicación. Su compromiso en la transformación de la compañía y en el acompañamiento a sus equipos es clave para inspirar a las personas a seguir su liderazgo.
A través de reuniones sincronizadas con los diferentes comités de dirección de cada país, compartimos con l@s principales líderes de la organización los aspectos clave del proyecto, la importancia de su rol como canal, el plan de comunicación diseñado y las herramientas con las que van a contar para trasladarlo en cascada a sus equipos.
Diseñar un mensaje único, claro y consistente. El mensaje a transmitir debe ser coherente y compartido a todos los niveles de la organización, sin dejar espacio a la imaginación ni la improvisación.
Todos los mandos de la compañía han recibido un ToolKit del proyecto de sostenibilidad con herramientas de ayuda para explicarlo a sus equipos: documento de presentación del proyecto, mensajes clave, narrativa y Q&A, y un gadget que les recordaba su papel en este proyecto y la necesidad de crear conciencia sobre el mismo.
Trabajar en equipo con las personas clave en el proyecto de sostenibilidad ha sido fundamental para establecer los principales mensajes a transmitir, así como desarrollar la narrativa de los mandos y diseñar un argumentario (Q&A) que les ayudara a dar respuesta a las principales inquietudes de las personas de la organización.
Como consejo, y cuando diseñes un Q&A, trata de recoger todas las cuestiones que puedan plantearse l@s emplead@s, por incómodas que sean, y dales respuesta, aunque en algún caso la respuesta sea que no hay respuesta todavía. Esto te ayudará a mantener un discurso único, coherente y alineado en todas partes.
Abrir espacios de comunicación centralizados que permitan a todas las personas acceder a la información relacionada con el proyecto para evitar la dispersión y el ruido.
En este caso, la plataforma de workplace con la que trabaja la organización, nos permitió crear un espacio dedicado al proyecto de sostenibilidad. Las personas pueden acceder a toda la información disponible relacionada con el proyecto, participar en charlas sobre temas vinculados a sus objetivos de sostenibilidad e interactuar compartiendo experiencias o expresando su opinión o sus dudas.
Es clave en estos casos planificar los contenidos a medio plazo e identificar a las personas clave que van a colaborar como equipo editorial en la creación o en la difusión de los mismos.
Otras opciones pueden ser crear espacios adecuados a las necesidades que tienen los diferentes centros de trabajo. Por ejemplo, las formas de relacionarse y de comunicarse en fábricas son muy diferentes a las que se dan en entornos más de oficinas.
Un ejemplo de esto, y ante la dificultad de acceder a canales online, hemos creado espacios físicos o puntos de encuentro en las fábricas, en los que las personas pueden compartir información o llevar a cabo acciones de movilización vinculadas con el proyecto.
Personalizar la comunicación reconociendo las diferencias culturales y adaptando los mensajes para que sean relevantes en cada punto de tu geografía empresarial. Esto no significa cambiar el mensaje, pero sí expresar el respeto por las diferentes perspectivas.
Además de pensar en qué canales de comunicación van a funcionar mejor atendiendo a la realidad de diferentes países o centros de trabajo, como el caso de las fábricas, es importante adaptar los mensajes clave y la información a compartir a las necesidades de comunicación y a los temas que son relevantes para las personas de cada zona. Esto hará que se sientan más involucradas y con mayor interés y motivación por el proyecto.
Abrir el diálogo fomentando un ambiente donde las personas sean escuchadas y puedan expresar sus inquietudes y aportar feedback constante, mejorando así la comunicación y el clima laboral.
Entrenar a los mandos y ofrecerles herramientas para dar respuesta a las inquietudes de sus equipos les ayudará a sentirse más seguros y contribuirá a fomentar el diálogo.
Además, no deberíamos tener miedo a que nuestros canales de comunicación ofrezcan la opción de participar a l@s emplead@s. En estos casos, es importante asegurarse de que contamos con los recursos necesarios para poder atender y dar respuesta de forma ágil.
Ayudar a las personas a adquirir habilidades en la nueva cultura y acercarla a su día a día.
Hablar de sostenibilidad, por ejemplo, y de los objetivos que perseguimos a nivel de organización puede quedar muy lejos a algunas personas de la organización. Sin embargo, invertir en contenidos sencillos y al alcance de tod@s que ayuden a entender los conceptos de la nueva cultura, contribuirá a involucrar y motivar a las personas.
En el caso de esta empresa de alimentación, las charlas con especialistas de la organización sobre cómo hacer tu dieta más saludable o píldoras sobre cómo reducir la huella de carbono en tu día a día, o cómo seleccionamos proveedores y productos de proximidad, están ayudando a comprender los pilares estratégicos del proyecto.
Compartir y celebrar los hitos alcanzados, reforzando la idea de que el cambio es positivo para tod@s.
Y por último, tras el esfuerzo realizado a todos los niveles para compartir el proyecto de transformación hacia la sostenibilidad, no olvides compartir y celebrar los hitos que se vayan alcanzando, explicando lo que suponen para la compañía.
Para ello, no hay que pensar en grandes acciones de comunicación. Un mensaje del/la CEO, una reunión con el equipo, o un comunicado será suficiente para agradecer, compartir y celebrar los retos conseguidos.
Una comunicación eficaz es esencial para el funcionamiento de una organización. Facilita la toma de decisiones, la resolución de problemas, la colaboración y la construcción de una cultura sólida. Además, reduce la confusión, la desconfianza y la resistencia al cambio.
