Sin un buen guion, no es un evento virtual

Entras a la habitación de tu hotel y ¡sorpresa! dispones del mejor televisor del mundo mundial. De modo que, a toda velocidad, agarras el mando a distancia y empiezas a buscar, con aquella ilusión, algún canal para disfrutar de esa maravilla de la tecnología punta. Un partido de hockey subacuático, un documental sobre la mariposa rosada del arce, los tertulianos de turno destripándose entre ellos… Qué pereza. Apagas la tele y piensas que, para eso, mejor una siesta.

Con los eventos virtuales sucede un poco lo mismo. A la hora de organizar un evento digital, disponer de un buen aliado tecnológico está muy bien, pero no es suficiente. Para preservar la emoción, el interés, el lado humano y la sensación de que formas parte de una comunidad, tan característicos de los acontecimientos presenciales, es necesario, más que nunca, hilvanar el antes, el durante y el después a través de un guion creado ad hoc.

Si deseamos lograr una óptima conexión con los asistentes desde que reciben la invitación al evento hasta que se despiden de él, debemos empezar a trabajar el guion en el preciso momento en que los ponentes tienen claro aquello que desean transmitir: como afirmaba Marshall McLuhan, el medio es el mensaje.

No podemos limitarnos difundir una serie de slides con información y datos, y tampoco funcionan los tiempos de exposición o los formatos que antes se consideraban idóneos. En un evento virtual, las intervenciones deben ser dinámicas, generar la participación y la interacción del público para conseguir que los mensajes calen, contar con paréntesis de pausa mental y no perder el ritmo jamás. Y para todo ello es necesario un guion. Un buen guion.

El evento virtual debe avanzar como una película, o como los episodios de nuestras series preferidas: primero ha de captar tu atención, luego mantenerte pendiente a través de la trama, y culminar en un final memorable, que provoque la reconfortante impresión de haber vivido una experiencia singular. ¿Nuestro cierre ideal? El que logra hacerte sentir como cuando sales del cine y continúas reflexionando sobre lo que acabas de presenciar.

El objetivo del guion es que el mensaje se transmita de manera tan redonda que anime a profundizar sobre los impactos recibidos e invite a prolongar y fortalecer los lazos de esa comunidad virtual recién creada. Esa es la verdadera magia de los eventos digitales: la magia de un buen guion.

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La gamificación para mejorar la experiencia en tu evento virtual

Como te adelantamos en otro artículo, existen diversas formas de aumentar el impacto de tu evento virtual, y jugar con la gamificación es una de ellas.

Pero, empecemos por el principio. ¿A qué llamamos gamificación? La gamificación, o ludificación si queremos estar en paz con la RAE, se basa en usar dinámicas propias de los juegos para conseguir que los asistentes a nuestro evento participen y se diviertan, al mismo tiempo que interiorizan los mensajes que nos interesa transmitirles. Si al pensar la gamificación nos apoyamos en las tres erres, RETO, RANKING y RECOMPENSA, el éxito está garantizado.

Pero, ¿cómo desarrollar una gamificación en un evento virtual? Te damos algunas ideas para que tus asistentes lo pasen en grande:

Convierte tu evento en un regalo

¿Has pensado en hacer un sorteo y que la recompensa sea la asistencia a tu evento? A través de las redes sociales puedes pedir a tus seguidores que comenten, mencionen o participen, y mediante un sorteo se decidirá quién/quiénes pueden asistir a tu evento exclusivo. ¡Todos estarán deseando ser los ganadores!

Participación 360°

En el transcurso de tu evento, puedes lanzar preguntas a tus asistentes para asegurarte de que están entendiendo e interiorizando tus mensajes, o votaciones para conocer su opinión y poder responder a sus dudas. SI además añades un ranking, añadirás todavía más emoción. ¡No hay mejor manera de motivar a tus asistentes que hacerles partícipes!

Unidos por un reto común

Lleva el teambuilding al escenario virtual. Explica la dinámica a todos los asistentes y luego divídelos por salas (la gran mayoría de plataformas de videollamadas lo permiten) para que trabajen en conjunto con el mismo objetivo.

Y el escape room empieza ¡ya!

Pon a prueba las habilidades de organización de tus asistentes y rétales con un escape room. La dinámica es la misma que en un evento presencial, la diferencia es que los equipos deberán comunicarse mucho más entre ellos y comentar lo que piensan y ven, pues no estarán en el mismo lugar. ¡El más rápido gana! Tic-tac, tic-tac, tic-tac…

Reacción en cadena

Se trata de una actividad muy creativa para lograr que piensen de manera distinta. Tus asistentes tendrán que configurar una reacción en cadena como si estuvieran en el mismo lugar. Deberán organizarse para saber quién empieza y qué va a hacer cada uno para que todo tenga coherencia.

¿Bailamos?

¿Y si retas a tus asistentes a hacer un videoclip desde sus casas? Es tan fácil como escoger una canción y pensar una coreografía sencilla que puedan hacer desde sus casas (recuerda, moviendo solo la parte del cuerpo que se ve desde la pantalla). Cuando todos sepan los pasos… dale al play y graba la pantalla. ¡El resultado te sorprenderá!

¿Quieres más ideas? Nos encantará ayudarte si contactas con nosotros ;).

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¿Cómo amplificar el impacto de tu evento virtual?

Los eventos virtuales se han convertido en la mejor opción para todas aquellas organizaciones que desean seguir reuniéndose con sus clientes y equipos en la nueva normalidad. Pero, ¿cómo podemos dotarlos de relevancia y lograr el ansiado efecto WOW?

Te damos algunos consejos para llevar tu evento a otro nivel:

Prepara con mimo el preevento
No se trata tan solo de enviar una convocatoria por email en el que emplaces a tus invitados, sino que puedes sorprenderles con un obsequio virtual a modo de invitación. Por ejemplo: un fondo de pantalla personalizado para que utilicen el día del evento. ¿Has visto los que usamos en mostaza? 😉

 

No dejes a nadie atrás
¿Has pensado en retransmitir tu evento en streaming? Este formato se usa cada vez más en redes sociales como Instagram o Twitch, pues permite que todos los interesados en tu evento virtual puedan acceder a él sin necesidad de enlaces externos o plataformas. ¡Conecta de manera más sencilla con tu público!

Rodéate de estrellas
Los influencers atraen de manera natural al público, por lo que contar con ellos como presentadores o ponentes posicionará tu evento online y lo dotará de prestigio y relevancia.

Juega con la gamificación
La mayoría de plataformas para videorreuniones permiten añadir juegos y votaciones en directo durante tu evento. Así, lograrás que todos tus asistentes estén realmente motivados y lo pasen en grande, mientras les transmites los mensajes clave.

Dale importancia al postevento
Tu evento no acaba cuando todos apagan su cámara, sino que debes lograr mantener la atención de tus invitados después. Para ello, graba tu evento virtual y compártelo entre tus seguidores, o entre aquellos que no pudieron asistir. También puedes crear distintas piezas de vídeo para destacar los aspectos clave de tu evento, y generar así nuevo contenido.

 

Explora los formatos
Existen multitud de formatos de evento online (echa un vistazo a nuestro último post) y no le debes tener miedo a experimentar. ¿Por qué no crear un entorno virtual para tus invitados? ¿O plantear un evento híbrido en el que los ponentes se reúnan, pero los invitados se conecten en remoto?

 

¡Piensa a lo grande!
Ofrécele a tu público algo sorprendente. Contrata a un músico que dé un concierto en directo durante tu evento, o sustituye el cáterin, tan habitual en los eventos presenciales, por una cajita de desayuno personalizada y envíala a cada invitado.

 

¿Te gustan estas ideas? Estaremos encantados de darte muchas más si contactas con nosotros 😉

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Llegó el momento de los eventos virtuales

Hay quien dice que han llegado para quedarse. Otros, en cambio, creen que desaparecerán cuando puedan regresar los eventos presenciales, pero, sea como sea, están aquí y si algo nos ha enseñado esta pandemia es que no sabemos qué pasará mañana. Por tanto, centrémonos en el hoy.

A la hora de preparar un evento virtual, lo primero que nos preguntamos es si conseguiremos que los asistentes vivan la experiencia como lo hacen en un evento presencial. La respuesta es no. No van a vivir la misma experiencia, van a vivir otra que, aunque a priori nos parezca increíble, puede ser incluso más memorable que nada de lo que hayamos vivido antes. Pero, dudamos, ¿por qué? Es muy sencillo. No nos imaginamos lo que es un evento virtual. Tenemos en mente un webinar o una videollamada o, como mucho, una videoparty de las que se pusieron de moda a principios del confinamiento. Pero nada más lejos de la realidad.

Un evento virtual no puede ser eso. Igual que un evento presencial no es una reunión de trabajo. A través de la pantalla, podemos apelar a las emociones, jugar a sorprender, comunicar mensajes potentes, utilizar la tecnología para crear efectos WOW (¡muy WOW!). Es decir, lograr que los asistentes vivan una experiencia singular, que los mensajes se interioricen con dinámicas participativas, que haya interacción, etc. Pero para ello necesitamos sacarles de su día a día. Necesitamos huir de lo de siempre y crear, aunque suene ambicioso, un universo diferente.

Pero, ¿cómo? Aquí van algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar un evento virtual:

Conocer qué tipos de eventos podemos realizar y cuál debemos escoger La tipología no se debe escoger por el precio, la originalidad o la facilidad de ejecución. Hay que elegir en función de lo que se quiere conseguir. En Mostaza Comunicación te proponemos tres grandes tipologías de evento digital: Home to Home, TV Set e Inmersión virtual.

Crear un relato inspirador

A las personas nos gustan las historias y si son buenas, mejor. Crear un hilo conductor a medida de lo que necesitamos comunicar hará que nuestro evento tenga un final feliz. Los buenos relatos solo conducen al mejor sabor de boca posible.

Grandes dosis de emoción

No es lo mismo compartir un power point que dinamizar unos contenidos y enriquecerlos para que cobren vida. En un evento no puedes dejar al público indiferente ni aburrirlo, tienes que apelar a sus emociones, hacerle partícipe de la historia, interesarlo…

Una buena puesta en escena

Distintas necesidades, preferencias, momentos y circunstancias exigen, sí o sí, diferentes formatos. Eso sí, todos ponen la tecnología al servicio de las ideas, y no al revés.

Una experiencia de principio a fin

Tanto los asistentes como los ponentes han de recordar para siempre lo que viven en ese evento, y deben recordarlo en positivo, por eso hay que acompañarlos, guiarles por las vicisitudes de la tecnología, hacer que su participación sea sencilla y que la experiencia se centre en lo que pasa en la pantalla, no en si entra o no una contraseña.

En definitiva, es el momento de repensar muchas cosas, también los eventos, y crear experiencias nuevas y transformadoras. Hay que jugar con los elementos de que disponemos y conseguir eventos aun más experienciales y participativos. Hay que imaginar sin límites y conseguir que lo que hemos concebido se haga realidad.

Town Hall, el evento que conecta a líderes y equipos

A causa de la COVID-19, atrás quedaron los eventos multitudinarios en los que participaban numerosos asistentes, como las reuniones corporativas en las que se presentaban los resultados del año. Ahora debemos buscar nuevos formatos para adaptarnos a las nuevas circunstancias y, como resultado de ello, han resurgido los Town Hall Meetings. Pero, exactamente, ¿en qué consiste un Town Hall? Es un encuentro online en directo entre los altos directivos de la compañía y su equipo, en el que se comentan temas relevantes de la organización, como resultados, planes para el próximo año, etc. y siempre con un canal de comunicación bidireccional. Es decir, una vez que los directivos terminan de compartir su información, los empleados entablan conversación con ellos y comentan los temas previamente expuestos. El objetivo del Town Hall es dar voz a los equipos, escuchar sus preocupaciones y puntos de vista, obtener un feedback no filtrado, así como lograr una mayor transparencia como organización. Por eso es un evento especialmemte recomendable en estos momentos de dudas e incertidumbre para tranquilizar a los equipos, transmitirles seguridad y confianza y generar sentimiento de pertenencia y empoderamiento.
Si en tu empresa estáis pensando en programar un Town Hall, cuentas con múltiples plataformas que te podrían dar ese soporte, como Zoom, Teams o Hangouts, entre otras. Cada una de ellas cuenta con sus propias funcionalidades, por lo que conviene tener en cuenta detalles como el número de invitados, si se quieren crear grupos internamente o la duración prevista para la reunión, a fin de seleccionar la plataforma que más se ajuste a las necesidades del evento. ¿Deseas conocer más detalles sobre el Town Hall?
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y conversaremos sobre cómo organizar uno a la medida de tu empresa.
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