La importancia de la comunicación interna en nuevas maneras de trabajar

La comunicación interna nunca había sido tan importante dentro de las organizaciones como en los tiempos que estamos viviendo.

Que todas las personas de la organización tengan un conocimiento claro y veraz de lo que ocurre, evitar rumores e incertidumbre, gestionar equipos y proyectos en tiempos adecuados, desarrollar el sentido de pertenencia entre los empleados, etc. son objetivos que deben ser clave en esta época para mantener operativas las organizaciones.

A continuación compartimos nuestras recomendaciones para conseguir una comunicación interna favorable:

Mantener una comunicación constante con los empleados, así como entre los directivos. Se pueden enviar mails informativos con las últimas novedades, pero siempre son mucho más efectivas, veraces y cercanas las reuniones presenciales o las videollamadas. La periodicidad variará en función de las novedades, sin embargo, en tiempos de incertidumbre se recomienda reuniones de equipo quincenales.

Adelantarse a las inquietudes de los empleados disipa sus temores y evita que se formen rumores. En este caso, la empatía es importante ya que hay que conocer los miedos o preocupaciones que el resto del equipo pueda tener y, en consecuencia, esclarecerlos sin que ellos lo pidan. Así lograremos generar confianza y transparencia.

Las personas, lo primero. No olvides que el motor que mueve la compañía son las personas. Házselo saber. Demuestra y exponles que todas y cada una de las personas que forman parte de la organización son un pilar fundamental para la supervivencia de la misma. La motivación y el sentido de pertenencia son claves en época de incertidumbre y no nos podemos permitir perderlas.

Utilizar siempre un tono neutro y sereno. No todas las situaciones que vivamos serán fáciles, pero es imprescindible que a los equipos se les transmita tranquilidad y confianza en todo momento. 

En cualquier caso, lo más importante es tener siempre muy presente que la comunicación debe ser bidireccional. En este sentido, conviene activar canales que faciliten y fomenten la comunicación transversal entre los equipos, desde boletines, newsletters o redes sociales tipo Workplace o Yammer, hasta eventos virtuales tipo Town Hall o incluso encuentros afterwork.

Si deseas conocer más sobre cómo gestionar la comunicación interna en tu organización, no dudes en escribirnos, nos encantará ayudarte.

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Embajadores: activadores del cambio

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En procesos de cambio es normal encontrar resistencia. No todas las personas tenemos el mismo nivel de resiliencia y cada cual necesita su tiempo, así como más o menos empuje, para llegar a aceptar e integrar esos cambios. Un importante reto para numerosas organizaciones en proceso de transformación, de la índole que sea, es conseguir movilizar e ilusionar a todo el equipo para conseguir que los cambios se incorporen de la manera más ágil posible, y una palanca clave para lograrlo con éxito son los embajadores. Son una pieza fundamental en cualquier empresa y deben ser tratados como un público objetivo propio dentro la organización, ya que gracias a su perfil y a su trabajo lograrán impulsar el ansiado cambio.

¿Cómo escoger a los mejores embajadores?

No todos los miembros de la organización están preparados para el papel de embajador, por lo que su selección debe ser cuidadosa y escoger personas que reúnan características como:

  • Disponer de grandes dotes de comunicación
  • Contar con reputación y credibilidad en su entorno
  • Ser optimistas
  • Encarnar los valores de la marca

Es imprescindible que los embajadores se postulen y asuman y ejerzan este papel de forma voluntaria.

Pero, ¿por qué su papel es tan relevante en tiempos de cambio? Como mencionamos anteriormente, estas personas presentan un perfil muy beneficioso para la empresa: impulsan el cambio y lo expanden por todos los rincones de la organización. Sin ellos, los líderes no podrían llegar a todas las personas con la misma profundidad y, en consecuencia, la transformación no sería igual de efectiva.

Podemos afirmar que las ventajas de los embajadores en tiempos de cambio son que:

  1. Reducen el esfuerzo en la implementación del cambio, ya que desde sus funciones diarias pueden responder dudas de sus compañeros, disipar rumores y amplificar los mensajes clave.
  2. Permiten difundir los mensajes con mayor credibilidad y vinculación emocional con el cambio debido a que son referentes de actuación entre sus compañeros.
  3. Facilitan la integración de los valores en el día a día de los empleados a través de diversas dinámicas.
  4. Trasladan información transparente y directa de cómo se está viviendo e implantando el cambio en los lugares de trabajo y, en consecuencia, facilitan la propuesta de mejoras para que la hoja de ruta sea exitosa.
  5. Por último, al recoger el feedback, permiten conocer de primera mano el estado de los empleados, la resistencia, aceptación e integración del cambio.

Por todo ello, creemos firmemente en la importancia de la figura del embajador en las organizaciones que están viviendo o vivirán procesos de cambio como figura clave y con un papel muy activo en los planes y acciones de comunicación.

Si deseas conocer en mayor detalle o ampliar información sobre el papel del embajador, no dudes en contactar con nosotros: nos gustaría ayudarte en tu proceso de cambio.

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¿Preparad@s?

Expelidos de un día para otro de una forma de vida que parecía inmutable, hace dos meses que convivimos con una sucesión de seísmos constante e impredecible. Hemos aprendido a adecuarnos a cada nueva jornada, a adaptarnos con agilidad a cada nueva información y a admirarnos por nuestra insospechada resiliencia, que se nutre de habilidades y talentos que estamos incrementando de manera exponencial. Como dijo Winston Churchill, esto no es el fin. Ni siquiera el principio del fin. Pero tal vez sea el fin del principio.

Ahora entramos en una nueva etapa. Este lunes han abierto algunas tiendas, algunos equipos se han reincorporado ya presencialmente y otros continuamos trabajando desde casa, pero tanto unos como otros nos estamos preparando y permanecemos en la línea de salida de la próxima onda expansiva, a punto para acomodarnos a los cambios que conlleve. No será la última, nos esperan meses oscilantes.

En las próximas semanas la mayoría de los negocios intentarán, en la medida en que las fases de desescalada lo permitan, reactivar e imprimir un nuevo ritmo a su actividad. Muchos volverán a abrir sus tiendas después de un largo periodo de inactividad y necesitan que los equipos regresen estimulados, focalizados y motivados. Hay que habituarse a la nueva realidad: ser más digitales, ofrecer servicios que no impliquen contacto físico, ajustar procesos para trasladar seguridad y confianza, gestionar emociones,…  y hay que hacerlo rápidamente para poder recuperar el tiempo perdido.

En Mostaza Comunicación somos especialistas en movilización y estamos acompañando a nuestros clientes en el desarrollo de planes de reactivación para facilitar la progresiva vuelta a la normalidad, ofreciendo soluciones de reactivación comercial, acciones para fomentar una actitud positiva y focalizar a los equipos y así tomar de nuevo velocidad.

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Comunicando la nueva normalidad

Después de más de 40 días de confinamiento, nuestras miradas están puestas en los tentativos planes de recuperación de la normalidad. Alemania y Austria han empezado a rebajar las medidas de desconfinamiento y a abrir comercios, Italia ha puesto también fecha a la reapertura de tiendas, el 18 de mayo, y de restaurantes, el 1 de junio. En España no hay aún una fecha establecida, pero todo apunta que en las próximas semanas se irán tomando también decisiones en la misma línea.

Estos planes ponen fecha, o al menos umbral temporal, a la cuenta atrás para muchos negocios de retail que se vieron obligados a cerrar hace más de 2 meses y, en muchos casos, a enviar a sus empleados a casa. Se hace necesario diseñar un plan de vuelta con el foco puesto en los equipos y los clientes. Y una de las claves que marcarán el éxito del mismo va a ser, sin duda, la comunicación.

¿Cómo vamos a ser capaces de trasladar, en primer lugar, la seguridad necesaria a nuestros clientes, para que vuelvan a visitar nuestras tiendas o restaurantes? ¿Cómo vamos preparar a nuestros equipos para afrontar esta nueva normalidad que les espera cuando lleguen a sus puestos de trabajo? ¿Cómo vamos a conseguir la involucración y compromiso de colaboradores y clientes?

Diseñando un plan de movilización que vaya más allá de lo racional, que tenga como eje central la parte emocional, con un relato que emocione y genere ilusión y ganas de volver, tanto al equipo como al cliente. Transmitir seguridad es importante, pero no suficiente.

Estos son algunos de los aspectos que debemos tener en cuenta en el diseño de este plan de movilización para la vuelta a la nueva normalidad. 

Las acciones que pongamos en marcha deben ser coherentes y consistentes con el propósito y la razón de ser de nuestra compañía. Lo que decimos debe estar 100% alineado con lo que hacemos. Lo que hagamos ahora será tenido en cuenta.

Hay que diseñar acciones que integren y generen sentimiento de pertenencia en todos los colectivos de la organización, acompañándolos en todo momento, potenciando la participación, flexibilizando los horarios para aquellos que tienen niños en casa, apoyándoles en la gestión emocional, celebrando los logros que vayamos consiguiendo.

El cliente debe conocer todo lo que estamos haciendo para facilitar esta vuelta a la normalidad, no solo las medidas de seguridad que estamos tomando en los puntos de venta, sino también las mejoras que hemos introducido o los nuevos procesos que hemos desarrollado para facilitar el proceso de compra y la entrega de nuestros productos o servicios, el valor añadido que obtendrá cuando venga a visitarnos, etc.

Hay que pensar acciones específicas para los líderes y mandos intermedios y dotarles de herramientas para que puedan trasladar los mensajes clave a sus equipos. De ellos dependerá en gran medida el éxito del plan.

Es el momento de repensar muchas cosas, de innovar, de transgredir, de poner en marcha nuevas iniciativas, de aprender cosas nuevas, de transformar y transformarnos, y los que nos dedicamos a comunicar debemos estar al lado del negocio para dar velocidad y agilidad a esta transformación, para movilizar a equipos y clientes y conseguir que lo que hemos imaginado realmente suceda.

COVID-19: del bloqueo al compromiso

Dos semanas después de las primeras medidas de aislamiento, entran en vigor nuevas disposiciones con impacto en aquellos sectores y actividades que no se consideran servicios esenciales. Las empresas han evolucionado su modelo de operaciones y han establecido protocolos para adaptarse a las restricciones y hacer frente a la COVID-19. Se ha acelerado la implantación del Smart Working y se han incrementado de manera exponencial el trabajo en remoto y la eficiencia en las reuniones, que són más ágiles, más compactas y más efectivas.

La mayoría de las empresas están analizando el impacto en su negocio y diseñando planes para afrontar tanto el momento presente como futuro. Los ERTE están a la orden del día y cuando consultamos los medios digitales nos causa tanta desazón la sección de sociedad como la de economía.

Líderes y equipos debemos lidiar con una situación desconocida hasta ahora, que conlleva trabajar bajo una presión inédita e implica, necesariamente, gestionar adecuadamente las emociones.

¿Cómo manejar emocionalmente esta crisis?

Si revisamos el gráfico que acompaña a este artículo, en estos momentos la mayoría de nosotros fluctuamos entre el miedo a ese futuro incierto, complejo e impredecible, y la aceptación de una nueva etapa a la que debemos adaptarnos. Cómo nos impacta la COVID-19 se dibuja, más que como una curva, como una montaña rusa: determinadas noticias o decisiones pueden hacernos descender desde la soleada cima de la aceptación hasta el  lóbrego valle del miedo.

En este contexto, comunicar desde la empatía para trasmitir tranquilidad es la mejor estrategia para mitigar la incertidumbre de los equipos y fomentar una actitud positiva.

El primer paso es tomar consciencia de la situación y valorar riesgos y oportunidades. El segundo, reforzar el papel de los líderes como garantes de la comunicación continuada y bidireccional y como estimuladores de la actividad. Y el tercero, promover el pensamiento positivo.

¿Qué debemos tener en cuenta al diseñar el plan de comunicación?

  1. Compartir a diario la información de forma transparente, sin alarmismo pero con claridad, y con optimismo respecto al futuro.
  2. Acompañar a los líderes y proporcionarles herramientas que faciliten la comunicación, la involucración y la gestión emocional de sus equipos.
  3. Dar las gracias y felicitar para fortalecer el orgullo de pertenencia.
  4. Proponer acciones de movilización que promuevan vivir juntos esta experiencia de manera lúdica a fin de preservar la cohesión de los equipos.

En definitiva: el plan de comunicación para la incertidumbre impulsará un cambio de actitud colectivo con el que se superará la etapa de bloqueo y se consolidará el compromiso con la organización.  

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