La primera impresión sí que importa. Esta afirmación se puede aplicar a múltiples ámbitos de la vida, entre ellos la llegada de una nueva persona a una empresa. Y es que una nueva incorporación a una organización es un momento clave para establecer una base sólida y un vínculo fuerte entre esa persona y la compañía.

Según un estudio de Corporate Leadership Council, el compromiso y la motivación de un o una profesional aumenta más de un 20% si se ha seguido un plan para ayudarle en su integración en la organización.

Pero hablemos claro, ¿qué es exactamente un onboarding?

El onboarding es un periodo de acompañamiento por parte de l@s profesionales de una empresa a la persona que se acaba de incorporar. No es un desayuno de bienvenida, ni una mochila y una libreta con el logo de la compañía, ni tampoco la presentación oficial a l@s nuev@s compañer@s. El onboarding va mucho más allá y consiste en un plan de acciones pensadas y organizadas a lo largo de varias semanas, con el objetivo de ayudar a la nueva incorporación a comprender todo lo relativo a la empresa (cultura, proyectos, roles, etc), así como sus nuevas funciones.

Para ir un poco más al fondo: según un estudio de Headway Executive Search, en España el 75% de l@s profesionales no tiene un buen recuerdo de su fase de aterrizaje en la empresa. Este dato es demoledor.

Así, a primera vista, podría parecer que los beneficios del onboarding solo impactan positivamente en la nueva incorporación, ¡pero no! Si se hace bien, este proceso puede traer beneficios a tod@s, también a la organización.

¿Qué beneficios puede aportar a la empresa?

Sin duda, la implantación de un plan de onboarding puede aportar beneficios a la compañía, entre los que destacan:

Refuerzo de la cultura corporativa. El onboarding es el momento perfecto para que la nueva incorporación conozca de primera mano los valores, la misión y los objetivos de la compañía, y los integre en su día a día desde el inicio.

Orgullo de pertenencia y compromiso. El coste de la implicación por parte la compañía se verá retribuido con un aumento del orgullo de pertenencia, la motivación y el compromiso por parte de la persona empleada. Cualquier profesional que sienta que forma parte del equipo e integre los valores de la compañía adquirirá un sentimiento de pertenencia mucho más alto.

Retención del talento. Este punto está relacionado con el anterior y es que el proceso de onboarding creará una base sólida que logrará generar compromiso y sentido de pertenencia, lo que se verá reflejado en la retención del talento y la disminución de la rotación de emplead@s y, en consecuencia, la reducción del coste de contratación para la compañía.

¿Qué beneficios conlleva para la nueva incorporación?

Al mismo tiempo, la persona más beneficiada con el proceso de onboarding es la propia incorporación, sobre la que recaen la mayoría de beneficios. Un programa de onboarding exitoso se traduce en tres claras ventajas:

En primer lugar, el proceso de adaptación se verá notablemente mejorado, lo que agilizará a futuro el rendimiento laboral de la nueva incorporación en la empresa e incrementará su confianza.

Al sentirse parte del equipo y de la empresa desde el primer día, el sentimiento de pertenencia de esa persona se multiplicará. Además, las relaciones con sus compañeros y compañeras también se verán mejoradas creando un buen clima laboral y de colaboración que facilitará el trabajo, así como sinergias diarias.

Además, habrá un menor sentimiento de frustración, miedo o dudas debido a que éstas quedarán resueltas durante las primeras semanas con la ayuda de compañer@s y mánagers. Este punto es clave: un estudio de Harvard Business Review asegura que, en Estados Unidos, casi el 33% de las nuevas contrataciones busca un nuevo empleo durante los seis primeros meses de su incorporación debido a las emociones de estrés, soledad o abandono que puede experimentar la persona empleada si no se realiza un buen plan de onboarding.

¿Qué acciones puedes implantar en tu onboarding?

Un proceso de onboarding requiere un tiempo de preparación previo por parte de l@s responsables de la empresa, así como un periodo de desarrollo para que la nueva incorporación pueda integrar toda la información necesaria sin sobrecargas.

Nuestra recomendación es que se planeen acciones que cubran los objetivos deseados en el onboarding y se distribuyan a lo largo de varias semanas para crear una “lluvia fina” que vaya calando en la nueva incorporación.

Pero ¿qué acciones podemos realizar en un onboarding?:

Desayuno de bienvenida. Un desayuno con l@s compañer@s del equipo que ese día estén en la oficina es una acción de bienvenida que funciona muy bien debido a que se desarrolla en un entorno desenfadado y cercano y permite que tod@s se conozcan de una manera más personal.

Recorrido por las oficinas. Cuando una nueva persona entra a formar parte de la empresa, es importante enseñarle su lugar de trabajo presencial para que se vaya familiarizando, se sienta más a gusto y sea más autónom@.

Bienvenida por parte de su responsable direct@ o de la propia dirección. Cuando una nueva persona se incorpora a la empresa es necesario que un mánager le presente la compañía, su cultura, sus objetivos, etc., y le dé la bienvenida de manera oficial ante las personas de la compañía.

Reuniones de presentación de proyectos. No hay mejor manera de conocer el corazón de la empresa que escuchando las explicaciones de tus nuev@s compañer@s. La idea es que algun@s de l@s profesionales que hayan estado involucrad@s en determinados proyectos puedan detallar de primera mano en qué consistió el trabajo, de esta forma entenderá mejor el negocio de la empresa, al tiempo que se estrechan lazos entre compañer@s. Estas reuniones se pueden distribuir a lo largo de varias semanas, en función del tamaño de la compañía y la información a comunicar.

Entrega de herramientas de trabajo. Por supuesto es imprescindible que el día de la incorporación se entregue a la nueva persona empleada su equipo de trabajo (escritorio, ordenador, libretas, bolis, etc.) y se le ayude a instalar y configurar los programas necesarios para su día a día.

Presentación en la intranet. En función del tamaño de la empresa, es recomendable que las nuevas incorporaciones se compartan en la intranet corporativa para anunciarlas a todo el mundo.

Asignación de un buddy. Esta figura acompañará a la nueva incorporación durante todo el proceso de integración. Su misión es resolver sus dudas y aconsejarle ante determinados aspectos de la cultura o la organización. Esta acción es muy motivante tanto para la nueva incorporación como para la persona a quien se empodera con este cometido.

Seguimiento. Es fundamental para asegurar que el proceso está yendo bien, así como para detectar puntos de mejora que tengan en cuenta la voz de la nueva incorporación en ese momento y ayuden a la organización en el futuro.

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