Llegó el momento de los eventos virtuales

Hay quien dice que han llegado para quedarse. Otros, en cambio, creen que desaparecerán cuando puedan regresar los eventos presenciales, pero, sea como sea, están aquí y si algo nos ha enseñado esta pandemia es que no sabemos qué pasará mañana. Por tanto, centrémonos en el hoy.

A la hora de preparar un evento virtual, lo primero que nos preguntamos es si conseguiremos que los asistentes vivan la experiencia como lo hacen en un evento presencial. La respuesta es no. No van a vivir la misma experiencia, van a vivir otra que, aunque a priori nos parezca increíble, puede ser incluso más memorable que nada de lo que hayamos vivido antes. Pero, dudamos, ¿por qué? Es muy sencillo. No nos imaginamos lo que es un evento virtual. Tenemos en mente un webinar o una videollamada o, como mucho, una videoparty de las que se pusieron de moda a principios del confinamiento. Pero nada más lejos de la realidad.

Un evento virtual no puede ser eso. Igual que un evento presencial no es una reunión de trabajo. A través de la pantalla, podemos apelar a las emociones, jugar a sorprender, comunicar mensajes potentes, utilizar la tecnología para crear efectos WOW (¡muy WOW!). Es decir, lograr que los asistentes vivan una experiencia singular, que los mensajes se interioricen con dinámicas participativas, que haya interacción, etc. Pero para ello necesitamos sacarles de su día a día. Necesitamos huir de lo de siempre y crear, aunque suene ambicioso, un universo diferente.

Pero, ¿cómo? Aquí van algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar un evento virtual:

Conocer qué tipos de eventos podemos realizar y cuál debemos escoger La tipología no se debe escoger por el precio, la originalidad o la facilidad de ejecución. Hay que elegir en función de lo que se quiere conseguir. En Mostaza Comunicación te proponemos tres grandes tipologías de evento digital: Home to Home, TV Set e Inmersión virtual.

Crear un relato inspirador

A las personas nos gustan las historias y si son buenas, mejor. Crear un hilo conductor a medida de lo que necesitamos comunicar hará que nuestro evento tenga un final feliz. Los buenos relatos solo conducen al mejor sabor de boca posible.

Grandes dosis de emoción

No es lo mismo compartir un power point que dinamizar unos contenidos y enriquecerlos para que cobren vida. En un evento no puedes dejar al público indiferente ni aburrirlo, tienes que apelar a sus emociones, hacerle partícipe de la historia, interesarlo…

Una buena puesta en escena

Distintas necesidades, preferencias, momentos y circunstancias exigen, sí o sí, diferentes formatos. Eso sí, todos ponen la tecnología al servicio de las ideas, y no al revés.

Una experiencia de principio a fin

Tanto los asistentes como los ponentes han de recordar para siempre lo que viven en ese evento, y deben recordarlo en positivo, por eso hay que acompañarlos, guiarles por las vicisitudes de la tecnología, hacer que su participación sea sencilla y que la experiencia se centre en lo que pasa en la pantalla, no en si entra o no una contraseña.

En definitiva, es el momento de repensar muchas cosas, también los eventos, y crear experiencias nuevas y transformadoras. Hay que jugar con los elementos de que disponemos y conseguir eventos aun más experienciales y participativos. Hay que imaginar sin límites y conseguir que lo que hemos concebido se haga realidad.

Town Hall, el evento que conecta a líderes y equipos

A causa de la COVID-19, atrás quedaron los eventos multitudinarios en los que participaban numerosos asistentes, como las reuniones corporativas en las que se presentaban los resultados del año. Ahora debemos buscar nuevos formatos para adaptarnos a las nuevas circunstancias y, como resultado de ello, han resurgido los Town Hall Meetings. Pero, exactamente, ¿en qué consiste un Town Hall? Es un encuentro online en directo entre los altos directivos de la compañía y su equipo, en el que se comentan temas relevantes de la organización, como resultados, planes para el próximo año, etc. y siempre con un canal de comunicación bidireccional. Es decir, una vez que los directivos terminan de compartir su información, los empleados entablan conversación con ellos y comentan los temas previamente expuestos. El objetivo del Town Hall es dar voz a los equipos, escuchar sus preocupaciones y puntos de vista, obtener un feedback no filtrado, así como lograr una mayor transparencia como organización. Por eso es un evento especialmemte recomendable en estos momentos de dudas e incertidumbre para tranquilizar a los equipos, transmitirles seguridad y confianza y generar sentimiento de pertenencia y empoderamiento.
Si en tu empresa estáis pensando en programar un Town Hall, cuentas con múltiples plataformas que te podrían dar ese soporte, como Zoom, Teams o Hangouts, entre otras. Cada una de ellas cuenta con sus propias funcionalidades, por lo que conviene tener en cuenta detalles como el número de invitados, si se quieren crear grupos internamente o la duración prevista para la reunión, a fin de seleccionar la plataforma que más se ajuste a las necesidades del evento. ¿Deseas conocer más detalles sobre el Town Hall?
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¿Preparad@s?

Expelidos de un día para otro de una forma de vida que parecía inmutable, hace dos meses que convivimos con una sucesión de seísmos constante e impredecible. Hemos aprendido a adecuarnos a cada nueva jornada, a adaptarnos con agilidad a cada nueva información y a admirarnos por nuestra insospechada resiliencia, que se nutre de habilidades y talentos que estamos incrementando de manera exponencial. Como dijo Winston Churchill, esto no es el fin. Ni siquiera el principio del fin. Pero tal vez sea el fin del principio.

Ahora entramos en una nueva etapa. Este lunes han abierto algunas tiendas, algunos equipos se han reincorporado ya presencialmente y otros continuamos trabajando desde casa, pero tanto unos como otros nos estamos preparando y permanecemos en la línea de salida de la próxima onda expansiva, a punto para acomodarnos a los cambios que conlleve. No será la última, nos esperan meses oscilantes.

En las próximas semanas la mayoría de los negocios intentarán, en la medida en que las fases de desescalada lo permitan, reactivar e imprimir un nuevo ritmo a su actividad. Muchos volverán a abrir sus tiendas después de un largo periodo de inactividad y necesitan que los equipos regresen estimulados, focalizados y motivados. Hay que habituarse a la nueva realidad: ser más digitales, ofrecer servicios que no impliquen contacto físico, ajustar procesos para trasladar seguridad y confianza, gestionar emociones,…  y hay que hacerlo rápidamente para poder recuperar el tiempo perdido.

En Mostaza Comunicación somos especialistas en movilización y estamos acompañando a nuestros clientes en el desarrollo de planes de reactivación para facilitar la progresiva vuelta a la normalidad, ofreciendo soluciones de reactivación comercial, acciones para fomentar una actitud positiva y focalizar a los equipos y así tomar de nuevo velocidad.

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Comunicando la nueva normalidad

Después de más de 40 días de confinamiento, nuestras miradas están puestas en los tentativos planes de recuperación de la normalidad. Alemania y Austria han empezado a rebajar las medidas de desconfinamiento y a abrir comercios, Italia ha puesto también fecha a la reapertura de tiendas, el 18 de mayo, y de restaurantes, el 1 de junio. En España no hay aún una fecha establecida, pero todo apunta que en las próximas semanas se irán tomando también decisiones en la misma línea.

Estos planes ponen fecha, o al menos umbral temporal, a la cuenta atrás para muchos negocios de retail que se vieron obligados a cerrar hace más de 2 meses y, en muchos casos, a enviar a sus empleados a casa. Se hace necesario diseñar un plan de vuelta con el foco puesto en los equipos y los clientes. Y una de las claves que marcarán el éxito del mismo va a ser, sin duda, la comunicación.

¿Cómo vamos a ser capaces de trasladar, en primer lugar, la seguridad necesaria a nuestros clientes, para que vuelvan a visitar nuestras tiendas o restaurantes? ¿Cómo vamos preparar a nuestros equipos para afrontar esta nueva normalidad que les espera cuando lleguen a sus puestos de trabajo? ¿Cómo vamos a conseguir la involucración y compromiso de colaboradores y clientes?

Diseñando un plan de movilización que vaya más allá de lo racional, que tenga como eje central la parte emocional, con un relato que emocione y genere ilusión y ganas de volver, tanto al equipo como al cliente. Transmitir seguridad es importante, pero no suficiente.

Estos son algunos de los aspectos que debemos tener en cuenta en el diseño de este plan de movilización para la vuelta a la nueva normalidad. 

Las acciones que pongamos en marcha deben ser coherentes y consistentes con el propósito y la razón de ser de nuestra compañía. Lo que decimos debe estar 100% alineado con lo que hacemos. Lo que hagamos ahora será tenido en cuenta.

Hay que diseñar acciones que integren y generen sentimiento de pertenencia en todos los colectivos de la organización, acompañándolos en todo momento, potenciando la participación, flexibilizando los horarios para aquellos que tienen niños en casa, apoyándoles en la gestión emocional, celebrando los logros que vayamos consiguiendo.

El cliente debe conocer todo lo que estamos haciendo para facilitar esta vuelta a la normalidad, no solo las medidas de seguridad que estamos tomando en los puntos de venta, sino también las mejoras que hemos introducido o los nuevos procesos que hemos desarrollado para facilitar el proceso de compra y la entrega de nuestros productos o servicios, el valor añadido que obtendrá cuando venga a visitarnos, etc.

Hay que pensar acciones específicas para los líderes y mandos intermedios y dotarles de herramientas para que puedan trasladar los mensajes clave a sus equipos. De ellos dependerá en gran medida el éxito del plan.

Es el momento de repensar muchas cosas, de innovar, de transgredir, de poner en marcha nuevas iniciativas, de aprender cosas nuevas, de transformar y transformarnos, y los que nos dedicamos a comunicar debemos estar al lado del negocio para dar velocidad y agilidad a esta transformación, para movilizar a equipos y clientes y conseguir que lo que hemos imaginado realmente suceda.

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