Maria Herce es licenciada en Antropología cultural por la Universidad de Barcelona y cuenta con una amplia experiencia como Project Manager y directora de Producción en diversas áreas: industria musical, eventos corporativos y proyectos audiovisuales. Actualmente, es la directora de producción de Mostaza Comunicación, empresa en la que lleva trabajando 5 años. Hablamos con Maria sobre los eventos como una importante palanca de comunicación interna y de transformación empresarial.  

Cómo definirías, con pocas palabras, en qué consiste la producción de eventos internos.

Consiste en recoger el briefing del cliente y hacer realidad lo que tiene en mente. Buscar un espacio que se adecúe a sus expectativas, preparar todas las cosas que son necesarias para poder llevarlo a cabo….

Hablando del espacio… ¿Cuán importante es?

Para mí es lo más importante, sobre todo al principio. Si no tienes el espacio donde hacerlo, el evento no sale adelante. Además, pienso que, según el lugar que consigas, todo lo demás se va adecuando a él. Si tienes un espacio con cuatro pantallas, pues adecúas los contenidos a esto, por ejemplo.

¿Qué tipologías de eventos hay?

Puede haber eventos de formación, eventos tipo convenciones, reuniones (que es lo que hacemos más desde Mostaza), eventos de presentación de producto, eventos deportivos, tipo test drive en el caso de automoción…

Pasos a seguir en la producción de un evento.

Depende de cuál sea, pero el primer paso es buscar el sitio basándose en el briefing recibido. A partir de aquí haces el presupuesto, y ya empiezas a imaginártelo todo. Cómo harás realidad lo que te ha pedido el cliente a través del catering, los audiovisuales, el diseño, la logística… al final tienes que adaptarlo todo.

Si te preguntan los 3 imprescindibles para que sea un éxito…

Yo creo que lo más importante es cumplir las expectativas del cliente, las que sean. Aunque todo es importante. No quiero decir que una cosa sea más importante que otra. Al final, que todo salga bien. Que el «journey» del asistente sea cómodo en todos los sentidos: que sea fácil llegar al sitio, que no haya frío, que no haya calor, que haya comida, que haya lavabos… que todo fluya.

“Que todo salga bien” …, ¿se pasan muchos nervios?

Nervios, cada vez menos. Tienes nervios el día del evento, pero son nervios buenos. Igual que el cliente. Tiene unas expectativas y quiere que todo salga bien, y lo ideal es no ponerse nervioso o nerviosa.

Desde la posición del cliente, ¿es más importante hacer una gran inversión o focalizarse en esos puntos clave?

Yo creo que siempre dependerá de las expectativas que tengan y de lo que te estén transmitiendo. Quizás quieren un evento más práctico para repasar qué ha pasado en los seis meses anteriores y qué pasará en los seis posteriores. Otros quieren no gastarse tanto dinero y solo quieren un sitio cómodo, ya que el objetivo principal es trasmitir a los asistentes un contenido concreto. Y otros clientes quieren que el evento sea más Premium y prefieren invertir más dinero. O le dan también importancia a la experiencia del asistente, no solo a los contenidos que se van a reflejar en el evento concreto, por ejemplo.

¿Y qué consecuencias traen los eventos internos para la reputación de la empresa en cuestión?

Pensando en los que hemos hecho últimamente, que son del mundo de la movilidad, si la red general está contenta son como un incentivo. Al final pueden hacer un buen networking y el retorno es muy bueno. En cualquier evento yo creo que lo importante es conseguir el objetivo que se había planteado desde un principio: ya sea vender un producto, cohesionar el grupo… sea cual sea.

Desde las organizaciones se hacen suficientes acciones internas o crees que se tendrían que potenciar más…

Yo creo que se hacían mucho y en la pandemia se paró. En pandemia se pensó que no se harían más eventos, pero ahora pienso que los clientes han vuelto con más ganas. Por lo menos, es la sensación que tengo con la gente del sector.

Como experta… ¿Crees que es necesario conocer a fondo la organización y a los profesionales que forman parte de ella?

Es muy importante. Si no, no cumples las expectativas. Esto pasa en cualquier ámbito. En el de producción, eventos, cuentas, creativo… cuanto mejor recojas el briefing, mejor.

¿Qué rol juegan los eventos en la transformación?

Al final un evento es una herramienta de comunicación. Se aprovechan para transmitir lo que quieras: los valores, el propósito, posibles cambios… así que podría entenderse como una herramienta para la transformación. Al final la gente que habla en estos eventos puede comunicar todo lo que quiera.  

¿Qué es lo que más te llena de tu profesión?

El día del evento es bonito ver que el caos se ha ordenado. Cuando ves que la gente está contenta y que tú has participado en que esté contenta, es una satisfacción. Yo, por ejemplo, era muy feliz cuando se abrían puertas de un festival en el que había trabajado. Esa sensación de ver a la gente tan contenta y pensar que yo había conseguido un poco esa felicidad, era una gran satisfacción. Pues en los corporativos, lo mismo. Es un trabajo muy gratificante.

Qué es lo que te ha atraído de este sector para dedicarte a él.

Me gusta ordenar el caos. Tienes un abanico muy grande de todo lo que quiere el cliente y tienes que pensar cómo ordenarlo, cómo pensarlo, cómo crearlo de cero…

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